RREGULLORJA E KËSHILLIT (KE) NR. 58/2003, DATË 19 DHJETOR 2002, "PËR PËRCAKTIMIN E STATUSIT TË AGJENCIVE EKZEKUTIVE TË CILAVE DO T'U BESOHEN DISA DETYRA PËR ADMINISTRIMIN E PROGRAMEVE TË KOMUNITETIT"

Gazeta zyrtare L 011, 16/01/2003 F. 0001 - 0008

KËSHILLI I BASHKIMIT EVROPIAN,

Duke pasur parasysh traktatin themelues të Komunitetit Evropian dhe në veçanti nenin 308 të tij,

Duke pasur parasysh propozimin e Komisionit¹,

Duke pasur parasysh opinionin e Parlamentit Evropian²,

Duke pasur parasysh mendimin e Gjykatës së Audituesve³,

Meqë:

1. Një numër i madh programesh po krijohen në një gamë të gjerë fushash që synojnë një sërë kategorish përfituesish, si pjesë e veprimtarive të parashikuara në nenin 3 të traktatit. Si rregull, Komisioni është përgjegjës për miratimin e masave për zbatimin e këtyre programeve (programet e Komunitetit).

2. Zbatimi i këtyre programeve të Komunitetit financohet, të paktën pjesërisht, nga shuma e depozituar në buxhetin e përgjithshëm të Bashkimit Evropian.

3. Sipas nenit 274 të Traktatit, Komisioni është përgjegjës për zbatimin e këtij buxheti.

4. Nëse Komisioni duhet t’i japë llogari siç duhet qytetarëve, ai duhet të përqendrohet kryesisht në detyrat e tij institucionale. Për rrjedhojë, ai duhet t'i delegojë palëve të treta disa nga detyrat e tij në lidhje me administrimin e programeve të Komunitetit. Megjithatë, nënkontraktimi i disa detyrave të caktuara të administrimit mund të jetë një mënyrë e përmbushjes së objektivave të këtyre programeve të Komunitetit në mënyrë më efektive.

5. Gjithsesi, nënkontraktimi i detyrave të administrimit duhet të kryhet brenda kufijve të përcaktuar nga sistemi institucional i përcaktuar në traktat. Kjo do të thotë se mund të mos nënkontraktohen detyrat që i janë caktuar institucionit nga traktati, të cilat kërkojnë kompetenca diskrecionale për përkthimin e zgjidhjeve politike në masa konkrete.

6. Gjithashtu, nënkontraktimi duhet të kryhet sipas analizës kosto-fitim, duke marrë në konsideratë numrin e faktorëve, si për shembull identifikimi i detyrave që justifikon nënkontraktimin, analiza e kosto-fitimit që përfshin kostot e koordinimit dhe kontrollet, ndikimi në burimet njerëzore, efiçenca dhe fleksibiliteti në zbatimin e detyrave të nënkontraktuara, thjeshtimi i procedurave të përdorura, afërsia e veprimtarive të nënkontraktimit me përfituesit fundorë, vizibiliteti i Komunitetit si promotor i programit të Komunitetit në fjalë dhe nevoja për të ruajtur një nivel të përshtatshëm të ekspertizës brenda Komisionit.

7. Një formë e nënkontraktimit ka të bëjë me përdorimin e organeve të Komunitetit, të cilat kanë personalitet juridik (agjencitë ekzekutive).

8. Për të garantuar uniformitetin e agjencive ekzekutive në terma institucionale, duhet të përcaktohet statusi i tyre, veçanërisht në lidhje me disa aspekte thelbësore të caktuara të strukturës, detyrave, punës, sistemit buxhetor, stafit, mbikëqyrjes dhe përgjegjësisë së tyre.

9. Si institucion përgjegjës për zbatimin e programeve të ndryshme të Komunitetit, Komisioni është i kualifikuar për të vlerësuar nëse dhe deri në çfarë mase duhet t’i besojë detyrat e administrimit që lidhen me një ose më shumë programe specifike të Komunitetit një agjencie ekzekutive. Megjithatë, mbështetja te një agjenci ekzekutive nuk e çliron Komisionin nga përgjegjësitë e tij në zbatim të këtij Traktati, dhe në veçanti nenit 274 të tij. Për rrjedhojë, ai duhet të jetë në gjendje të kufizojë nga afër veprimet e çdo agjencie ekzekutive dhe të ruajë kontroll real mbi operacionet e saj, veçanërisht të organeve qeverisëse të saj.

10. Kjo do të thotë se Komisioni duhet të ketë kompetenca të vendosë dhe të krijojë dhe, sipas rastit, të likuidojë një agjenci ekzekutive në përputhje me këtë rregullore. Meqë vendimi për ngritjen e një agjencie ekzekutive është një masë me objekt të përgjithshëm sipas kuptimit të nenit 2 të Vendimit të Këshillit 1999/468/KE, datë 28 qershor 1999, "Për përcaktimin e procedurave për ushtrimin e kompetencave zbatuese që i delegohen Komisionit"⁴, këto vendime duhet të miratohen në përputhje me Vendimin 1999/468/KE.

11. Gjithashtu, Komisioni duhet të caktojë anëtarët dhe Komitetit Drejtues të çdo agjencie ekzekutive dhe drejtorin e saj, për të garantuar që në delegimin e detyrave, të cilat janë e drejta e vet, tek një agjenci ekzekutive, për rrjedhojë Komisioni nuk heq dorë nga kontrolli i tij.

12. Veprimtaritë e ndërmarra nga një agjenci ekzekutive duhet të jenë plotësisht në përputhje me programimin që Komisioni përcakton për programet e Komunitetit në administrimin e të cilëve përfshihen agjencitë. Rrjedhimisht, programi vjetor i punës së agjencisë duhet të jetë objekt i miratimit nga Komisioni dhe të përmbushë vendimet buxhetore.

13. Për të garantuar që nënkontraktimi të jetë efektiv dhe që të përfitohen përfitimet e plota nga ekspertiza e një agjencie ekzekutive, Komisioni duhet të lejohet të delegojë të gjitha ose një pjesë të detyrave zbatuese për një ose më shumë programe të Komunitetit, përveç atyre që kërkojnë kompetenca diskrecionale për përkthimin e zgjidhjeve politike në veprime konkrete. Detyrat që mund të delegohen përfshijnë administrimin e të gjitha ose disa fazave gjatë kohëzgjatjes së një projekti të caktuar, zbatimin e buxhetit, mbledhjen dhe përpunimin e informacionit që duhet t’i përcillet Komisionit dhe përgatitjen e rekomandimeve për Komisionin.

14. Meqë buxheti i një agjencie ekzekutive synon të financojë vetëm kostot e drejtimit, të ardhurat duhet të përbëhen kryesisht nga një subvencion i regjistruar në buxhetin e përgjithshëm të Bashkimit Evropian, i cili duhet të përcaktohet nga autoriteti buxhetor, dhe të tërhiqet nga alokimi financiar i programit të Komunitetit në administrimin e të cilit përfshihet agjencia.

15. Me qëllim zbatimin e nenit 274 të traktatit, shumat operacionale të përcaktuara të programeve të Komunitetit në administrimin e të cilit është përfshirë një agjenci duhet të vazhdojnë të regjistrohen në buxhetin e përgjithshëm të Bashkimit Evropian dhe duhet të zbatohen duke u faturuar drejtpërdrejt në atë buxhet. Për rrjedhojë, operacionet financiare që lidhen me këto shuma duhet të kryhen në përputhje me Rregulloren e Këshillit (KE, Euratom) nr. 1605/2002, datë 25 qershor 2002, "Për rregulloren financiare që zbatohet për buxhetin e përgjithshëm të Komuniteteve Evropiane"⁵.

16. Agjencisë ekzekutive mund t'i besohen detyrat zbatuese në lidhje me administrimin e programeve të financuara nga burime të tjera përveç buxhetit të përgjithshëm të Bashkimit Evropian. Megjithatë, kjo nuk duhet të çojë as në mënyrë të tërthortë në kosto të tjera administrative, të cilat duhet të mbulohen nga shuma të tjera të regjistruara në buxhetin e përgjithshëm në fjalë. Në këto raste, kjo rregullore duhet të zbatohet, duke iu nënshtruar dispozitave specifike, në aktet bazë që lidhen me programet përkatëse të Komunitetit.

17. Objektivi i transparencës dhe besimi në administrimin e agjencive ekzekutive kërkon që të kryhen kontrolle të brendshme dhe të jashtme për këto operacione. Për këtë qëllim, agjencitë ekzekutive duhet të jenë përgjegjëse për veprimet e tyre dhe Komisioni duhet të ushtrojë mbikëqyrjen administrative për këto agjenci ekzekutive, pa përjashtuar mundësinë e një auditimi nga Gjykata e Drejtësisë.

18. Publiku duhet të ketë qasje në dokumentet e mbajtura nga agjencitë ekzekutive, sipas kushteve dhe brenda kufijve të ngjashme me ato të nenit 255 të traktatit.

19. Çdo agjenci ekzekutive duhet të bashkëpunojë në mënyrë intensive dhe të vazhdueshme me departamentet e Komisionit përgjegjëse për programet e Komunitetit, ku është përfshirë në administrim. Për ta bërë sa më të lehtë këtë bashkëpunim, çdo agjenci ekzekutive duhet të vendoset në vendin ku ndodhet Komisioni dhe departamentet e tij, në përputhje me Protokollin për vendndodhjen e selive të institucioneve dhe të disa organeve të departamenteve të Komuniteteve Evropiane dhe të Europol-it, bashkëlidhur si shtojcë Traktatit për Bashkimin Evropian dhe traktateve që themelojnë Komunitetin Evropian, Komunitetin Evropian të Qymyrit dhe të Çelikut dhe Komunitetin Evropian të Energjisë Bërthamore.

20. Për miratimin e kësaj rregulloreje, traktati nuk parashikon kompetenca të tjera përveç atyre të deleguara përmes nenit 308,

MIRATON KËTË RREGULLORE:

Neni 1

Qëllimi

Kjo rregullore përcakton statusin e agjencive ekzekutive të cilave Komisioni, sipas kontrollit dhe përgjegjësive të veta, mund t'i besojë disa detyra të caktuara që lidhen me administrimin e programeve të Komunitetit.

Neni 2

Përkufizime

Për qëllimin e kësaj rregulloreje:

a) "agjenci ekzekutive" është një subjekt ligjor i themeluar në përputhje me këtë rregullore;

b) "program i Komunitetit" janë veprimtari, grupe veprimtarish ose nisma që duhet të ndërmarrë Komisioni, në bazë të instrumentit përkatës bazë ose autorizimit buxhetor, në dobi të një apo më shumë kategorive përfituesish specifikë, duke kryer shpenzime.

Neni 3

Krijimi dhe likuidimi i agjencive ekzekutive

1. Komisioni mund të vendosë, pas një analize paraprake të kosto-përfitimit, të krijojë një agjenci ekzekutive me qëllim që t'i besojë asaj disa detyra të caktuara që lidhen me administrimin e një ose disa programeve të Komunitetit. Ai duhet të përcaktojë jetëgjatësinë e agjencisë ekzekutive.

Kjo analizë e kosto-fitimit merr në konsideratë numrin e faktorëve, si për shembull identifikimin e detyrave që justifikon nënkontraktimin, analizën e kosto-fitimit që përfshin kostot e koordinimit dhe kontrolleve, ndikimin në burime njerëzore, kursimet e mundshme brenda kuadrit të përgjithshëm buxhetor të Bashkimit Evropian, efiçencën dhe fleksibilitetin në zbatimin e detyrave të nënkontraktuara, thjeshtimin e procedurave të përdorura, afërsinë e veprimtarive të nënkontraktimit me përfituesit fundor, vizibilitetin e Komunitetit si promotor të programit të Komunitetit në fjalë dhe nevojën për të ruajtur një nivel të përshtatshëm të ekspertizës brenda Komisionit.

2. Në datën e përcaktuar për krijimin e agjencisë ekzekutive, Komisioni mund të zgjasë jetëgjatësinë e saj për një periudhë që nuk e tejkalon periudhën e parashikuar fillimisht. Zgjatja e kësaj periudhe mund të rinovohet. Kur Komisioni gjykon se nuk ka më nevojë për shërbimet e një agjencie ekzekutive që ka krijuar, ose që ekzistenca e saj nuk përputhet më me parimet e administrimit të mirë financiar, ai vendosë ta likuidojë agjencinë. Në këtë rast, ai cakton dy likuides. Komisioni përcakton kushtet për likuidimin e kësaj agjencie ekzekutive. Rezultati neto pas likuidimit i shtohet buxhetit të përgjithshëm të Bashkimit Evropian. Vendimi për zgjatjen e kësaj periudhe, rinovimin e kësaj zgjatjeje ose likuidimin e agjencisë merret në bazë të analizës së kosto-përfitimit të përmendur në paragrafin 1.

3. Komisioni miraton vendimet e përmendura në paragrafët 1 dhe 2, në përputhje me procedurën e përcaktuar në nenin 24, paragrafi 2. Këto vendime mund të ndryshohet në përputhje me po të njëjtën procedurë. Komisioni i përcjell Komitetit të përmendur në nenin 24, paragrafi 1, të gjithë informacionin e nevojshëm në këtë kontekst, veçanërisht analizën e kosto-përfitimit të përmendur në paragrafin 1 të këtij neni dhe raportet e vlerësimit të përmendura në nenin 25.

4. Kur miraton një program të Komunitetit, Komisioni informon autoritetin buxhetor për faktin nëse synon të krijojë një agjenci ekzekutive për zbatimin e programit.

5. Të gjitha agjencitë ekzekutive të krijuara sipas paragrafit 1 të këtij neni duhet të jenë në pajtim me këtë rregullore.

Neni 4

Forma ligjore

1. Një agjenci ekzekutive është organ i Komunitetit që ka një rol në shërbimet publike.

2. Agjencia ekzekutive ka personalitet juridik. Në secilin nga shtetet anëtare, ajo gëzon zotësinë më të gjerë juridike që u jepet personave juridikë sipas legjislacionit të brendshëm. Në veçanti mund të përfitojë ose të shesë pasuri të luajtshme dhe të paluajtshme dhe mund të jetë palë në procese gjyqësore. Për këtë qëllim, ajo duhet të përfaqësohet nga drejtori i saj.

Neni 5

Vendndodhja

1. Agjencia ekzekutive duhet të vendoset në të njëjtin vend ku ndodhet edhe Komisioni dhe departamentet e tij, në përputhje me Protokollin për vendndodhjen e selive të institucioneve dhe të disa organeve dhe departamenteve të caktuara të Komuniteteve Evropiane dhe të Europol-it.

2. Ajo i organizon departamentet e saj sipas nevojave të administrimit të programeve të Komunitetit për të cilat është përgjegjëse dhe sipas kritereve të administrimit të mirë financiar.

Neni 6

Detyrat

1. Për të përmbushur objektivat e përcaktuara në nenin 3, paragrafi 1, Komisioni mund t'ia besojë çdo detyrë të nevojshme për zbatimin e një programi të Komunitetit një agjencie ekzekutive, me përjashtim të detyrave që kërkojnë kompetenca diskrecionale për përkthimin e zgjedhjeve politike në veprime.

2. Në veçanti, agjencive ekzekutive mund t'u besohen detyrat e mëposhtme:

a) administrimi i disa ose të gjitha fazave gjatë kohëzgjatjes së projektit, në lidhje me projektet individuale specifike, në kontekstin e zbatimit të një programi të Komunitetit dhe kryerjen e kontrolleve të nevojshme për këtë qëllim, duke miratuar vendimet përkatëse sipas kompetencave që i janë deleguar nga Komisioni;

b) miratimi i instrumenteve të zbatimit të buxhetit për të ardhurat dhe shpenzimet dhe kryerja e të gjitha veprimtarive të nevojshme për zbatimin e një programi të Komunitetit në bazë të kompetencave të deleguara nga Komisioni, dhe në veçanti veprimtaritë që lidhen me prokurimin e kontratave dhe dhënien e granteve;

c) grumbulli, analiza dhe përcjellja te Komisioni e të gjitha informacioneve të nevojshme për të drejtuar zbatimin e një programi të Komunitetit.

3. Kushtet, kriteret, parametrat dhe procedurat që duhet të përmbushë një agjenci ekzekutive gjatë kryerjes së detyrave të përmendura në paragrafin 2 dhe detajet e kontrolleve që duhet të kryhen nga departamentet e Komisionit përgjegjëse për programet e Komunitetit në administrimin e të cilëve është përfshirë një agjenci, përcaktohen nga Komisioni në instrumentin e delegimit.

Neni 7

Struktura

1. Një agjenci ekzekutive administrohet nga Komiteti Drejtues dhe një drejtor.

2. Drejtori i agjencisë ekzekutive ka autoritet mbi stafin e vet.

Neni 8

Komiteti drejtues

1. Komiteti drejtues përbëhet nga pesë anëtarë të emëruar nga Komisioni.

2. Mandati i anëtarëve të Komitetit Drejtues është dy vjet në parim dhe merr në konsideratë periudhën kohore të përcaktuar për zbatimin e programit të Komunitetit, administrimi i të cilit i është besuar agjencisë ekzekutive. Ky emërim mund të rinovohet. Menjëherë pas përfundimit të afatit, ose në rast se japin dorëheqjen, anëtarët qëndrojnë në detyrë deri në momentin që rinovohet emërimi i tyre ose deri kur të zëvendësohen.

3. Komiteti drejtues zgjedh një kryetar dhe zëvendës kryetar nga anëtarët e tij.

4. Komiteti drejtues mblidhet kur thirret nga kryetari, të paktën katër herë në vit. Komiteti mund të mblidhet edhe me kërkesë të anëtarëve, të paktën me shumicë të thjeshtë, ose me kërkesë të drejtorit.

5. Çdo anëtar i Komitetit Drejtues që nuk mund të jetë i pranishëm në takim mund të përfaqësohet nga një tjetër anëtar me kompetenca të veçanta për mbledhjen në fjalë. Çdo anëtar mund të përfaqësojë vetëm një anëtar tjetër. Nëse kryetari e ka të pamundur të jetë i pranishëm, Komiteti drejtohet nga zëvendës kryetari.

6. Vendimet e Komitetit Drejtues miratohen me votat e shumicës së thjeshtë. Në rast barazimi, kryetari gëzon të drejtën e votës vendimtare.

Neni 9

Detyrat e Komitetit Drejtues

1. Komiteti Drejtues miraton vetë rregulloren e tij të brendshme.

2. Në bazë të draftit të dërguar nga drejtori dhe pas miratimit nga Komisioni, Komiteti Drejtues, jo më vonë se fillimi i çdo viti, miraton programin vjetor të punës së agjencisë ekzekutive, i cili përmban objektiva të hollësishme dhe treguesit e performancës. Programi i punës duhet të jetë në pajtim me programimin e përcaktuar nga Komisioni në përputhje me instrumentet për hartimin e programeve të Komunitetit në administrimin e të cilëve është përfshirë agjencia. Programi vjetor i punës mund të ndryshohet gjatë vitit duke ndjekur të njëjtën procedurë, veçanërisht për të marrë në konsideratë vendimet e Komisionit në lidhje me programet përkatëse të Komunitetit. Projektet e përfshira në këtë program vjetor pune shoqërohen me një preventiv të shpenzimeve të nevojshme.

3. Komiteti Drejtues miraton buxhetin administrativ të agjencisë ekzekutive përmes procedurës së përcaktuar në nenin 13.

4. Komiteti Drejtues merr pëlqimin e Komisionit përpara se të vendosë të pranojë çdo dhuratë, trashëgimi apo grante nga burime të ndryshme nga Komuniteti.

5. Komiteti Drejtues vendos për organizimin e departamenteve të agjencisë ekzekutive.

6. Komiteti Drejtues miraton çdo rregull të nevojshëm për zbatimin e të drejtës së qasjes në dokumentet e agjencisë ekzekutive, në përputhje me nenin 23, paragrafi 1.

7. Jo më vonë se data 31 mars e çdo viti, Komiteti Drejtues miraton dhe i dorëzon Komisionit raportin vjetor të veprimtarisë, së bashku me informacionet financiare dhe administruese. Ky raport hartohet në përputhje me nenin 60, paragrafi 7 të rregullores (KE, Euroatom) nr. 1605/2002. Ky raport mbulon zbatimin e shumave operacionale që përkojnë me programin e Komunitetit të administruar nga agjencia ekzekutive dhe zbatimin e buxhetit të vet administrativ.

Komisioni, jo më vonë se data 15 qershor e çdo viti, i dërgon autoritetit buxhetor një përmbledhje të raporteve vjetore të agjencive ekzekutive për vitin paraardhës, i cili i bashkëlidhet raportit të përmendur në nenin 60, paragrafi 7 të Rregullores (KE, Euroatom) nr. 1605/2002.

8. Komiteti Drejtues miraton dhe zbaton masa për të luftuar mashtrimet dhe parregullsitë.

9. Komiteti Drejtues kryen edhe detyrat e tjera që i janë besuar përmes kësaj rregulloreje.

Neni 10

Drejtori

1. Drejtori i agjencisë ekzekutive emërohet nga Komisionit, i cili për këtë qëllim emëron një zyrtar sipas kuptimit të rregulloreve të personelit për nëpunësit dhe kushteve të punësimit të nëpunësve të tjerë të Komuniteteve Evropiane të përcaktuara me Rregulloren e Këshillit (KEE, Euratom, KEQÇ) nr. 259/68⁶, në vijim referuar si "Rregulloret e stafit".

2. Drejtori emërohet për një mandat katër vjeçar në parim dhe merr në konsideratë periudhën kohore të përcaktuar për zbatimin e programit të Komunitetit, administrimi i të cilit i është besuar agjencisë ekzekutive. Ky emërim mund të rinovohet. Pas marrjes së opinionit të Komitetit Drejtues, Komisioni mund të shkarkojë nga detyra drejtorin përpara përfundimit të mandatit.

Neni 11

Detyrat e Drejtorit

1. Drejtori përfaqëson agjencinë ekzekutive dhe është përgjegjës për administrimin e saj.

2. Drejtori përgatit punën e Komitetit Drejtues, veçanërisht draft programin vjetor të punës së agjencisë ekzekutive. Drejtori merr pjesë, pa të drejtë vote, në veprimtaritë e Komitetit Drejtues.

3. Drejtori garanton që të zbatohet programi vjetor i punës së agjencisë ekzekutive. Në veçanti, drejtori është përgjegjës për performancën e detyrave të përmendura në nenin 6 dhe merr vendimet përkatëse për këtë qëllim. Drejtori vepron si nëpunës i autorizuar i agjencisë ekzekutive me delegim, në lidhje me zbatimin e shumave operacionale që lidhen me programet e komunitetit në administrimin e të cilëve janë përfshirë agjencitë ekzekutive, kur Komisioni i ka deleguar agjencisë kompetenca për të kryer detyra për zbatimin e buxhetit.

4. Drejtori harton pasqyrën e përkohshme të të ardhurave dhe shpenzimeve dhe, si nëpunës i autorizuar, vendos në zbatim buxhetin administrativ të agjencisë ekzekutive në përputhje me Rregulloren Financiare të përmendur në nenin 15.

5. Drejtori është përgjegjës për përgatitjen dhe publikimin e raporteve që agjencia ekzekutive duhet t'i prezantojë Komisionit. Këto janë raportet vjetore për veprimtaritë e agjencisë ekzekutive të përmendura në nenin 9, paragrafi 7 dhe të gjitha raportet e tjera, me natyrë të përgjithshme ose specifike, që Komisioni i kërkon agjencisë ekzekutive të përgatisë.

6. Drejtori gëzon kompetenca sipas marrëveshjeve që zbatohen për nëpunësit e tjerë të Komuniteteve Evropiane për të nënshkruar kontrata punësimi në lidhje me stafin e agjencisë ekzekutive. Drejtori është përgjegjës për të gjitha çështjet që lidhen me administrimin e personelit brenda agjencisë ekzekutive.

7. Në përputhje me rregulloren financiare të zbatueshme për buxhetin e përgjithshëm të Komuniteteve Evropiane, drejtori ngre sisteme administrimi dhe të kontrollit të brendshëm sipas detyrave që i janë besuar agjencisë ekzekutive për të garantuar që operacionet që ajo kryen të jenë të ligjshme, efektive dhe në përputhje me rregullat.

Neni 12

Buxheti operacional

1. Parashikimet e të gjitha të ardhurave dhe shpenzimeve të agjencive ekzekutive përgatiten për çdo vit financiar, i cili është i njëjtë me vitin kalendarik, dhe ato paraqiten në buxhetin operacional. Këto parashikime, të cilat përfshijnë edhe planin e themelimit të agjencisë ekzekutive, i dërgohen autoritetit buxhetor së bashku me dokumentet që lidhen me draft buxhetin e përgjithshëm paraprak të Bashkimit Evropian. Plani i themelimit, i cili përbëhet vetëm nga pozicione të përkohshme dhe që specifikon numrin, gradën dhe kategorinë e stafit të punësuar nga agjencia ekzekutive gjatë vitit financiar në fjalë, miratohet nga autoriteti buxhetor dhe publikohet si shtojcë në Seksionin III - Komisioni - të buxhetit të përgjithshëm të Bashkimit Evropian.

2. Të ardhurat dhe shpenzimet e buxhetit operacional të agjencisë ekzekutive duhet të jenë të rakorduara.

3. Të ardhurat e agjencisë ekzekutive përfshijnë një subvencion të regjistruar në buxhetin e përgjithshëm të Bashkimit Evropian, pa cenuar të ardhurat e tjera që duhet të përcaktohen nga autoriteti buxhetor, të marra nga alokimi financiar për programet e Komunitetit që agjencia administron.

Neni 13

Përgatitja e buxhetit operacional

1. Çdo vit, drejtori harton një draft buxhet operacional që agjencia ekzekutive të mbulojë kostot e drejtimit të agjencisë për vitin financiar vijues dhe ia dërgon atë Komitetit Drejtues.

2. Jo më vonë se data 1 mars e çdo viti, Komiteti Drejtues miraton draft buxhetin operacional, duke përfshirë edhe planin e themelimit, për vitin financiar vijues dhe ia dërgon atë Komisionit.

3. Në bazë të këtij draft buxheti dhe nisur nga programimi i Komisionit për programet e Komunitetit në administrimin e të cilëve është përfshirë agjencia ekzekutive, Komisioni propozon, si pjesë e procedurës vjetore të buxhetit, subvencionin vjetor për buxhetin operacional të agjencisë ekzekutive.

4. Në fillim të çdo viti financiar, Komiteti Drejtues miraton buxhetin operacional të agjencisë ekzekutive, në bazë të subvencionit vjetor të përcaktuar nga autoriteti buxhetor, në të njëjtën kohë kur ai miraton programet vjetore të punës, duke rregulluar buxhetin në përputhje me kontributet e ndryshme që i janë dhënë agjencisë ekzekutive dhe çdo fond tjetër nga burime të tjera.

5. Buxheti operacional i agjencisë mund të mos miratohet përfundimisht deri në momentin kur të miratohet buxheti i përgjithshëm i Bashkimit Evropian.

6. Kur Komisioni parashikon krijimin e agjencisë ekzekutive, ai informon autoritetin buxhetor në përputhje me procedurat buxhetore dhe duke respektuar parimet e transparencës për:

a) burimet në lidhje me shumat dhe postet e punës që nevojiten për drejtimin e agjencisë ekzekutive;

b) mbështetjen e planifikuar të zyrtarëve nga Komisioni tek agjencia ekzekutive;

c) burimet administrative të çliruara përmes transferimit të detyrave nga departamentet e Komisionit tek agjencia ekzekutive, dhe rishpërndarjen e këtyre burimeve të çliruara administrative.

7. Në përputhje me Rregulloren Financiare të përmendur në nenin 15, të gjitha ndryshimet e buxhetit operacional, duke përfshirë edhe planet e themelimit, dërgohen në një buxhet rregullues të miratuar në përputhje me procedurën e parashikuar në këtë nen.

Neni 14

Zbatimi i buxhetit operacional dhe lëvrimi

1. Drejtori zbaton buxhetin operacional të agjencisë ekzekutive.

2. Llogaritë e agjencisë ekzekutive konsolidohen me ato të Komisionit në përputhje me procedurën e përcaktuar në nenet 127 dhe 128 të Rregullores (KE, Euroatom) nr. 1605/2002 dhe në përputhje me sa vijon:

a) çdo vit, drejtori i dorëzon Komitetit Drejtues llogaritë e detajuara të përkohshme të të gjitha të ardhurave dhe shpenzimeve për vitin financiar paraardhës, i cili ia përcjell ato, jo më vonë se 1 marsi, specialistit kontabël pranë Komisionit dhe Gjykatës së Audituesve;

b) llogaritë finale i dërgohen specialistit kontabël të Komisionit dhe Gjykatës së Auditorëve, jo më vonë se 1 korriku i vitit pasardhës.

3. Parlamenti Evropian, duke vepruar sipas rekomandimit të Këshillit, i bën një lëvrim agjencisë ekzekutive për zbatimin e buxhetit të tij, jo më vonë se data 29 prill e vitit n+2 pas shqyrtimit të raportit nga Gjykata e Auditorëve.

Ky lëvrim jepet së bashku me atë që lidhet me zbatimin e buxhetit të përgjithshëm të Bashkimit Evropian.

Neni 15

Rregullorja financiare e zbatueshme për buxhetin operacional

Komisioni miraton Rregulloren standarde financiare të zbatueshme për buxhetin operacional të një agjencie ekzekutive. Kjo rregullore standarde mund të devijojë nga rregullorja financiare në fuqi për buxhetin e përgjithshëm të Komuniteteve Evropiane, vetëm nëse kërkohet nga kërkesat specifike operacionale të agjencive ekzekutive.

Neni 16

Rregullorja financiare e zbatueshme për shumat operacionale

1. Kur Komisioni i delegon agjencisë ekzekutive detyra në lidhje me zbatimin buxhetor të shumave operacionale për programet e Komunitetit, në përputhje me nenin 6, paragrafi 2, germa "b", këto shuma regjistrohen në buxhetin e përgjithshëm të Bashkimit Evropian dhe zbatohen duke u faturuar drejtpërdrejtë në atë buxhet nën përgjegjësinë e Komisionit.

2. Drejtori vepron si nëpunës i autorizuar i agjencisë ekzekutive përmes delegimit në lidhje me zbatimin e këtyre shumave operacionale dhe për këtë qëllim përmbush detyrimet e përcaktuara në rregulloren financiare të zbatueshme për buxhetin e përgjithshëm të Komuniteteve Evropiane.

3. Lëvrimi në lidhje me zbatimin e shumave operacionale jepet brenda kuadrit të lëvrimit të kryer në lidhje me buxhetin e përgjithshëm të Bashkimit Evropian, në përputhje me nenin 276, ku është pjesë përbërëse.

Neni 17

Programet e financuara nga burime të tjera përveç buxhetit të përgjithshëm të Bashkimit Evropian

Nenet 13 dhe 16 zbatohen pa cenuar dispozitat specifike të përcaktuara në instrumentet bazë të programeve të financuara nga burime të tjera, përveç buxhetit të përgjithshëm të Bashkimit Evropian.

Neni 18

Stafi

1. Stafi i agjencisë ekzekutive përbëhet nga nëpunës të Komunitetit të mbështetur si anëtarë të stafit të përkohshëm nga institucionet në poste me përgjegjësi në agjencinë ekzekutive, dhe anëtarë të tjerë të stafit të përkohshëm të rekrutuar drejtpërdrejtë nga agjencia ekzekutive, si dhe nëpunës të tjerë të rekrutuar nga agjencia ekzekutive me kontrata të rinovueshme. Natyra e kontratave, e rregulluar përmes së drejtës private dhe publike, kohëzgjatja dhe shtrirja e detyrimeve të nëpunësve kundrejt agjencisë, si dhe kriteret e kualifikimit përcaktohen në bazë të natyrës specifike të detyrave që duhet të kryhen, dhe janë në përputhje me rregulloret e stafit si dhe me legjislacionin e brendshëm në fuqi.

2. Në sajë të veprimtarive të përhershme dhe pavarësisht llojit të mbështetjes së nëpunësve, institucioni i origjinës:

a) për kohëzgjatjen e mbështetjes, nuk i plotëson pozicionet e lëna vakante nga kjo mbështetje;

b) merr në konsideratë në uljen standarde të tatimit shpenzimet e nëpunësve të transferuar në agjencitë ekzekutive.

Megjithatë, numri total i pozicioneve të përmendura në paragrafin 1 dhe në nënparagrafin e parë të paragrafit 2, nuk tejkalon numrin e pozicioneve të nevojshme për kryerjen e detyrave që Komisioni i ka deleguar agjencisë ekzekutive.

3. Komiteti Drejtues, në marrëveshje me Komisionin, miraton rregullat e nevojshme zbatuese për administrimin e personelit brenda agjencisë ekzekutive, nëse është e nevojshme.

Neni 19

Privilegjet dhe imunitetet

Protokolli i datës 8 prill 1965 për privilegjet dhe imunitetet e Komuniteteve Evropiane zbatohet si për agjencinë ekzekutive ashtu edhe për stafin e saj, për sa kohë që është objekt i Rregulloreve të Stafit.

Neni 20

Mbikëqyrja

1. Zbatimi i programeve të Komunitetit që i janë besuar agjencive ekzekutive mbikëqyret nga Komisioni. Kjo mbikëqyrje bëhet sipas procedurave që Komisioni miraton në përputhje me nenin 6, paragrafi 3.

2. Funksioni i auditit të brendshëm në agjencitë ekzekutive kryhet nga auditimi i brendshëm i Komisionit.

3. Komisioni dhe agjencia ekzekutive zbatojnë rekomandimet e auditëve të brendshëm, secili sipas kompetencave të tyre përkatëse.

4. Zyra Evropiane Kundër Mashtrimit (OLAF), e themeluar me Vendimin e Komisionit 1999/352/KE, KEQÇ, Euroatom, datë 28 prill 1999,⁷ gëzon të njëjtat kompetenca në lidhje me agjencitë ekzekutive dhe stafin e tyre, njëlloj siç gëzon në lidhje me departamentet e Komisionit. Sapo agjencia ekzekutive të jetë themeluar, ajo nënshkruan Marrëveshjen Ndërinstitucionale, datë 25 maj 1999, mes Parlamentit Evropian, Këshillit të Bashkimit Evropian dhe Komisionit të Komuniteteve Evropiane në lidhje me investigimet evropiane nga Zyra Evropiane Kundër Mashtrimit (OLAF)⁸. Komiteti Drejtues zyrtarizon këtë pranim dhe miraton dispozitat e nevojshme për të lehtësuar kërkesat e brendshme të paraqitura nga OLAF.

5. Gjykata e Audituesve analizon llogaritë e agjencisë ekzekutive në përputhje me nenin 248 të traktatit.

6. Të gjitha aktet e agjencisë ekzekutive, dhe në veçanti të gjitha vendimet e miratuara dhe kontratat e nënshkruara nga ajo, parashikojnë shprehimisht se audituesi i brendshëm i Komisionit, OLAF dhe Gjykata e Audituesve mund të kryejnë inspektime të befta të dokumenteve të së gjithë kontraktorëve dhe nënkontraktorëve që kanë marrë fonde të Komunitetit, duke përfshirë edhe ambientet e përfituesit fundor.

Neni 21

Përgjegjësia

1. Detyrimi kontraktor i agjencisë ekzekutive rregullohet nga ligji që zbatohet për kontratën në fjalë.

2. Në rastin e detyrimit jashtëkontraktor, agjencia ekzekutive, në përputhje me parimet e përgjithshme të përbashkëta me legjislacionet e shteteve anëtare, dëmshpërblen çdo dëm të shkaktuar nga ajo ose nga punonjësit e saj gjatë ushtrimit të detyrave të tyre. Gjykata e Drejtësisë ka juridiksion për mosmarrëveshjet në lidhje me kompensimin e këtyre dëmeve.

3. Përgjegjësia personale e stafit kundrejt agjencisë ekzekutive rregullohet me rregullat e zbatueshme për to.

Neni 22

Ligjshmëria e akteve

1. Çdo akt i agjencisë ekzekutive që dëmton një palë të tretë mund të paraqitet përpara Komisionit për të rishikuar ligjshmërinë e saj, nga çdo person i prekur direkt ose individualisht ose nga një shtet anëtar.

Procedurat administrative paraqiten përpara Komisionit brenda një muaji nga dita kur pala e interesuar ose shteti anëtar në fjalë ka marrë dijeni për aktet e kundërshtuara.

Pasi të ketë dëgjuar argumentet e paraqitura nga pala e interesuar ose nga shteti anëtar në fjalë dhe ato të agjencisë ekzekutive, Komisioni merr një vendim për procedurat administrative brenda dy muajve nga data kur nisin këto procedura. Pa cenuar detyrimin e Komisionit për të dhënë përgjigje me shkrim duke dhënë arsyet për vendimin e tij, nëse Komisioni nuk kthen përgjigje brenda këtij afati, kjo do të nënkuptohet si refuzim i heshtur i procedurave.

2. Me iniciativën e vet, Komisioni mund të rishikojë çdo akt të agjencisë ekzekutive. Ai vendos brenda dy muajve nga data e këtij rishikimi, pasi të ketë dëgjuar argumentet e paraqitura nga agjencia.

3. Kur një akt paraqitet përpara Komisionit në përputhje me paragrafët 1 ose 2, Komisioni mund të pezullojë zbatimin e këtij akti që në momentin e nxjerrjes së tij ose të parashikojë masa të përkohshme. Në vendimin e tij përfundimtar, Komisioni mund të mbështesë aktin e agjencisë ekzekutive ose të vendosë që agjencia duhet ta modifikojë atë plotësisht ose pjesërisht.

4. Agjencitë ekzekutive duhet të marrin masat e nevojshme brenda një periudhe të arsyeshme për të qenë në përputhje me vendimin e Komisionit.

5. Procedimi për anulimin e vendimit të shprehur ose të nënkuptuar të Komisionit që refuzon ankimimin administrativ, mund të paraqitet përpara Gjykatës së Drejtësisë, në përputhje me nenin 230 të Traktatit.

Neni 23

Qasja në dokumente dhe konfidencialiteti

1. Kur ato marrin një kërkesë për qasje në dokumentet që kanë në zotërim, agjencitë ekzekutive i nënshtrohen Rregullores (KE) nr. 1049/2001 të Parlamentit Evropian dhe të Këshillit, datë 30 maj 2001 "Për qasjen publike në dokumentet e Parlamentit Evropian"⁹.

Komiteti Drejtues miraton rregullat e veçanta që nevojiten për të zbatuar këto dispozita jo më vonë se gjashtë muaj pas themelimit të agjencisë ekzekutive.

2. Anëtarët e Komitetit Drejtues, drejtori dhe anëtarët e stafit, dhe të gjithë personat e përfshirë në këto veprimtari të agjencisë ekzekutive duhet, edhe pasi të kenë lënë detyrat e tyre, të mos japin informacione të llojit që mbulohet nga detyrimi i ruajtjes së sekretit profesional.

Neni 24

Komiteti

1. Komisioni mbështetet nga një komitet, në vijim referuar si "Komiteti për Agjencitë Ekzekutive".

2. Kur bëhen referenca për këtë paragraf, zbatohen nenet 5 dhe 7 të Vendimit 1999/468/KE.

Periudha e përcaktuar në nenin 5, paragrafi 6 të Vendimit 1999/468/KE është tre muaj.

3. Komiteti miraton vetë rregulloren e tij të brendshme.

Neni 25

Vlerësimi

1. Komisioni harton një raport vlerësimi të jashtëm për tre vitet e para të funksionimit të çdo agjencie ekzekutive dhe ia dorëzon atë komitetit drejtues të agjencisë ekzekutive, Parlamentit Evropian, Këshillit dhe Gjykatës së Audituesve. Ai përfshin një analizë të kosto-përfitimit të përmendur në nenin 3, paragrafi 1.

2. Ky vlerësim përsëritet çdo tre vjet në vijim me të njëjtat kushte.

3. Përveç raporteve të vlerësimit, agjencia ekzekutive dhe Komisioni marrin të gjitha masat e duhura për zgjidhjen e problemeve të identifikuara.

4. Nëse, pas një vlerësimi, Komisioni zbulon se ekzistenca e një agjencie ekzekutive nuk justifikohet më për qëllimin e administrimit të mirë financiar, Komisioni vendos ta likuidojë këtë agjenci.

Neni 26

Masat e përkohshme

Sapo agjencitë ekzekutive të jenë krijuar:

a) raporti i veprimtarisë vjetore i përmendur në nenin 9, paragrafi 7 hartohet për herë të parë për vitin financiar 2003;

b) afati i përmendur në nenin 14, paragrafi 2, germa "b" për përcjelljen e llogarive përfundimtare zbatohet për herë të parë për vitin financiar 2005;

c) për vitet financiare përpara vitit 2005, afati për përcjelljen e llogarive përfundimtare është data 15 shtator.

Neni 27

Hyrja në fuqi

Kjo Rregullore hyn në fuqi 10 ditë pas botimit të saj në Gazetën Zyrtare të Komuniteteve Evropiane.

Kjo rregullore është detyruese në tërësinë e saj dhe drejtpërdrejt e zbatueshme në të gjitha shtetet anëtare.

Nënshkruar në Bruksel, më 19 dhjetor 2002.

Për Këshillin

Presidenti

L. Espersen

---

1. Gazeta Zyrtare C 120 E, 24.4.2001, f. 89 dhe Gazeta Zyrtare C 103 E, 30.4.2002, f. 253.

2. Opinioni i dërguar më 5 korrik 2001 (ende i pabotuar në Gazetën Zyrtare).

3. Gazeta Zyrtare C 345, 6.12.2001, f. 1.

4. Gazeta Zyrtare L 184, 17.7.1999, f. 23.

5. Gazeta Zyrtare L 248, 16.9.2002, f. 1.

6. Gazeta Zyrtare L 56, 4.3.1968, f. 1. Rregullore e ndryshuar së fundmi me Rregulloren (KE, KEQÇ, Euratom) nr. 490/2002 (Gazeta Zyrtare L 77, 20.3.2002, f. 1).

7. Gazeta Zyrtare L 136, 31.5.1999, f. 20.

8. Gazeta Zyrtare L 136, 31.5.1999, f. 15.

9. Gazeta Zyrtare L 145, 31.5.2001, f. 43.

---